Skladová evidence – nezbytnost pro efektivní řízení podnikání

Skladová evidence představuje systematický způsob správy zásob, jejich nákupu, spotřeby a výdeje. Slouží nejen k přehledu o stavu zásob, ale také k optimalizaci podnikových procesů, usnadnění finančního řízení a dodržování zákonných povinností. Správné vedení skladové evidence je klíčové pro obchodní společnosti, výrobní a distribuční podniky, ale také pro živnostníky a jiné subjekty, které pracují se zásobami.

Funkce skladové evidence: více než jen administrativa

Správa skladů je často komplexní činností, která vyžaduje přesnost a důslednost. Skladová evidence zajišťuje:

• Přehled o pohybech zásob – Zaznamenávání příjmů, výdejů, přesunů a ztrát zásob.
• Minimalizaci nákladů a rizik – Například snížení nadměrných zásob nebo prevence ztrát kvůli expirovaným produktům.
• Přípravu na inventury – Zabezpečení souladu mezi fyzickým a evidovaným stavem zásob.
• Dodržování zákonných požadavků – Podniky musí být schopné doložit, jaký majetek a zásoby vlastní, jakým způsobem byly pořízeny a jak s nimi bylo nakládáno.

Legislativní rámec: kdo musí vést skladovou evidenci?

Vedení skladové evidence je v mnoha případech zákonnou povinností. Například:

1. Zákon o daních z příjmů (§ 7b) stanovuje, že daňová evidence musí obsahovat údaje o majetku včetně zásob.
2. Zákon o účetnictví (§ 9 vyhlášky č. 500/2002 Sb.) definuje zásoby jako jednu ze složek majetku, která podléhá evidenci.
3. Zákon o DPH (§ 100 odst. 3 písm. b) ukládá plátcům povinnost vést přehled obchodního majetku pro účely daně z přidané hodnoty.

Tato povinnost se týká nejen velkých firem, ale i malých živnostníků, pokud nakupují zboží do zásoby.

Jak vést skladovou evidenci?

Způsob vedení skladové evidence závisí na velikosti podniku a jeho potřebách.

1. Jednodušší systémy: Pro malé podniky nebo živnostníky může postačovat vedení zásob v tabulkových programech, jako je Excel.
2. Pokročilé systémy: Pro střední a velké podniky je výhodné využít ERP systémy, které umožňují integrovanou správu zásob včetně účetnictví, logistiky a řízení výroby.

ERP systémy, jako je například HELIOS, nabízejí moduly zaměřené na skladové hospodářství. Tyto systémy mohou automatizovat procesy, jako je výpočet hodnoty zásob metodami FIFO nebo váženým průměrem, a usnadnit správu skladových karet.

Rozdíl mezi WMS systémy a skladovou evidencí v ERP

Řízení skladových operací je zásadní pro efektivitu podnikových procesů. Zatímco systémy řízení skladu a skladová evidence v ERP softwaru slouží podobnému účelu – správě zásob – jejich zaměření, funkce a přínosy se výrazně liší.

WMS systémy

Warehouse Management System je softwarové řešení zaměřené na optimalizaci práce ve skladu. Hlavní cílem je automatizace a zefektivnění skladových operací pomocí pokročilých funkcí.

Klíčové vlastnosti WMS systémů:

• Optimalizace skladových procesů: WMS řídí pohyby zásob na úrovni jednotlivých lokací, plánuje nejefektivnější trasy pro vyskladnění a minimalizuje nevyužitý prostor ve skladu.
• Integrace s technologií: WMS často spolupracují s IoT zařízeními, čtečkami čárových kódů, RFID technologiemi či automatizovanými skladovými systémy.
• Řízení v reálném čase: Systém umožňuje okamžité sledování pohybu zásob, zajišťuje aktuálnost dat a minimalizuje riziko chyb.
• Pokročilá analýza: WMS nabízí podrobné statistiky, např. o výkonnosti zaměstnanců, využití skladového prostoru či propustnosti skladu.

Hlavní přínosy WMS:

• Zvýšení produktivity skladových operací.
• Snížení chyb při manipulaci se zbožím.
• Možnost správy složitějších skladových procesů (např. křížové dokování, víceúrovňové skladování).
• Lepší přizpůsobení specifickým potřebám odvětví (např. farmacie, e-commerce, automotive).

 Skladová evidence v ERP

ERP systémy jsou komplexní platformy, které slouží k řízení celé společnosti – od účetnictví, financí, výroby až po správu zásob. Skladová evidence v ERP je obvykle jedním z modulů, který zajišťuje základní funkce spojené se sledováním zásob.

Charakteristika skladové evidence v ERP:

• Jednodušší funkce: Základní přehled o příchodech a odchodech zásob, jejich množství a hodnotě.
• Finanční orientace: Modul skladové evidence je často propojen s účetnictvím a zaměřuje se na metriky relevantní pro finanční výkaznictví (např. nákupní cena, skladové náklady).
• Integrace s dalšími procesy: Skladová evidence v ERP je napojená na objednávkový systém, výrobu nebo fakturaci, což zajišťuje hladké propojení mezi jednotlivými odděleními.
• Jednoduchá správa: Pro menší firmy nebo méně náročné provozy může skladová evidence v ERP zcela postačovat.

Hlavní přínosy ERP skladové evidence:

• Centralizace dat napříč celou společností.
• Snadné propojení se zbytkem firemních procesů.

Srovnání: Kdy zvolit WMS a kdy skladovou evidenci v ERP?

Příklad z praxe: jak se systémy liší v akci?

Skladová evidence v ERP:

Maloobchodní firma spravuje menší sklad s omezeným sortimentem. ERP systém sleduje příjem zboží od dodavatelů, pohyb zásob a jejich výdej při fakturaci. Evidence postačuje k základní kontrole zásob, evidenci produktů pomocí skladových karet, finančnímu reportingu a plánování objednávek.

WMS systém:

Distribuční centrum e-commerce společnosti zpracovává tisíce objednávek denně. WMS systém řídí přesné umístění zásob ve skladu, optimalizuje vychystávací trasy pro zaměstnance, propojuje se s automatickými dopravníky a monitoruje efektivitu operací v reálném čase.

Zatímco skladová evidence v ERP poskytuje základní funkce a integraci s dalšími procesy, WMS nabízí specializované a pokročilé nástroje pro zefektivnění skladových operací. Volba mezi těmito systémy závisí na velikosti, komplexitě a specifických potřebách podniku.

 Ale pozor, kombinace obou řešení může být ideálním řešením pro firmy, které hledají vyváženost mezi přehledem nad celým podnikáním a efektivitou skladového provozu.

Takto to zvládá například ERP systém HELIOS s integrací Gatema WMS.

Fyzická inventura: důležitý krok k účetní uzávěrce

Fyzická inventura skladu je proces, při kterém se porovnává skutečný stav zásob s daty ve skladové evidenci. Tento krok je zásadní zejména na konci roku, kdy je nutné:

1. Spočítat skutečné zásoby k 31. 12.
2. Porovnat je s evidencí a zaznamenat případné přebytky nebo manka.
3. Vyřadit z nákladů neprodané nebo nespotřebované zásoby, aby nebyly chybně zahrnuty
   do daňového základu.

Metody ocenění zásob: FIFO vs. vážený průměr

Při vyskladňování zásob musí podniky používat jednu z uznaných metod ocenění:

• FIFO (First In, First Out): Nejprve se vyskladní zásoby, které byly nakoupeny jako první.
• Vážený průměr: Cena zásoby se určuje jako průměrná hodnota všech skladových položek stejného druhu.

Vybraná metoda se musí používat konzistentně během celého účetního období.

Důsledky nesprávného vedení evidence

Nesprávné vedení skladové evidence může mít vážné důsledky. Kromě daňových doměrek může dojít
i k trestněprávním postihům podle § 254 trestního zákoníku. Například nesprávné nebo zkreslené údaje o majetku mohou vést k:

• Pokutám a sankcím ze strany finančního úřadu.
• Zákazu činnosti nebo omezení podnikání.
• Trestní odpovědnosti za zkreslování údajů o stavu hospodaření.

Vedení skladové evidence není jen administrativní zátěží, ale klíčovým prvkem efektivního řízení podnikání. Díky moderním systémům lze tuto činnost značně zjednodušit, což přináší úsporu času a zajištění souladu s legislativou. Ať už spravujete malý sklad nebo velký distribuční areál, správná skladová evidence vám poskytne nezbytný přehled a kontrolu nad vašimi zásobami. Správná skladová evidence, doplněná o moderní WMS systémy, je klíčovým prvkem efektivního řízení podnikání. ERP skladová evidence poskytuje základní přehled o pohybu zásob a umožňuje dodržování legislativy, WMS systémy přinášejí zásadní výhody v oblasti efektivity a automatizace. Investice do těchto systémů přináší vyšší produktivitu, nižší chybovost a lepší služby zákazníkům – faktory, které jsou klíčové pro růst a úspěch v konkurenčním prostředí.